Cómo gestionar un proyecto SEO sin morir en el intento

Seguro que en algún momento te has vuelto crazy intentando gestionar un proyecto SEO, y es que la gestión de procesos y equipo es un quebradero de cabeza constante para aquellos que nos dedicamos a marketing online.
La gestión de un proyecto SEO puede ser compleja o incluso desastrosa a menos que todos los implicados en el proyecto tengan claras todas las piezas del puzzle.

¿Por qué suele fallar una gestión de proyecto?

Normalmente los proyectos SEO pueden fallar por varias razones, aunque la más habitual es la aparición de dos puntos muy importantes: Perder de vista el objetivo final y la descoordinación del equipo.
En ocasiones ser Project manager es una profesión de alto riesgo, sobre todo cuando acumulas situaciones como las siguientes:
 

Falta de visión de objetivos a corto, medio y largo plazo.

Imaginemos que tenemos un cliente que quiere aumentar su visibilidad en Google pero además va a realizar un rediseño de su web para aumentar su conversión.
En este caso, el objetivo a corto plazo sería la realización del desarrollo web, a medio plazo sería la optimización del site y el objetivo a largo plazo sería el aumento de visibilidad y conversión.
Que sean objetivos a diferentes plazos no quiere decir que nos tengamos que centrar en uno hasta terminarlo para comenzar con el siguiente, sino que siempre deberíamos tener esos objetivos en mente para que todo lo que hagamos a corto plazo, sirva para alcanzar el objetivo final u objetivo a largo plazo.
 

Mala planificación de los tiempos de ejecución

Este error lo hemos cometido todos en algún momento, ya que cuando comenzamos a trabajar en SEO no somos conscientes de los tiempos realistas que nos van a llevar los análisis. Lo que para un cliente nos ha costado una hora de desempeño, para otro nos puede llegar a costar 20 horas.
La única forma de evitar esta situación es contabilizar siempre el tiempo de todas las acciones que llevemos a cabo en el proyecto, desde una auditoría de indexación hasta la asignación de palabras clave para una sección.
Con herramientas de time tracking o monitorización de tiempos, podremos ir aprendiendo a estimar mejor en base a chequear el tiempo real que nos ha llevado. De este modo, el análisis de los datos nos ayudará estimar horas por proyecto, tipo de tarea, e incluso, por perfil del equipo.
 

Falta de entendimiento entre estrategia y ejecución

Si no tenemos clara la estrategia que debemos seguir antes de comenzar las acciones, estamos condenados al fracaso.
Esta situación suele darse cuando la persona encargada de la estrategia no es la misma que aquellas que ejecutan las acciones. Si el SEO manager crea una estrategia para uno de nuestros clientes, es necesario que explique correctamente a las personas que hacen la tarea, cual es el objetivo de la misma y, en general, el camino que deben seguir.
De no ser así, puede que haya un aumento de tiempos en la ejecución de la tarea, que existan bloqueos o falta de información relevante, todo ello puede producir que el proyecto se entregue tarde, que pierda calidad, e incluso, frustración en el equipo.
 

Falta de información previa al comienzo del proyecto SEO

Esta situación puede traernos muchos problemas y es tanto nuestra responsabilidad como la del cliente, por tanto, si nos llega un proyecto donde el cliente nos da unas especificaciones y objetivos, pero a la semana siguiente surgen de la nada 50 especificaciones más, sólo queda adaptarse o morir.
Para minimizar los continuos cambios, lo mejor que podemos hacer es crear un briefing donde se recojan todas especificaciones posibles. Este briefing deberá verificarlo el cliente antes de comenzar el proyecto, de ese modo tendremos por escrito todos los puntos a tener en cuenta para el desarrollo y acotaremos las posibilidades de cambios imprevistos (aunque seguro que surge algún cambio que otro, y lo sabes).
Otras razones por las que suele fallar la gestión de un proyecto SEO y que trataremos en otro momento, son:  Falta de apoyo por parte del SEO manager, tener altas expectativas con respecto al proyecto o la asignación de tareas a personal no cualificado.
 

¿Qué debemos tener en cuenta para que el proyecto no se nos vaya de las manos?

Aquí os dejamos 5 tips a tener en cuenta en la gestión de un proyecto SEO

#1- Conocer al dedillo lo que tenemos dentro de nuestra empresa

Tenemos que hacer una introspectiva empresarial y saber las capacidades que tiene cada integrante del equipo, sus puntos fuertes y débiles (en caso de ser autónomo, conocerse muy bien a uno mismo), tener controlado el coste por hora de cada puesto, saber si disponemos de las herramientas necesarias para llevar a cabo el proyecto, tener integrada la ética SEO de la empresa y, por último, que todos tengan clara la metodología de trabajo.
 

#2- Tener toda la información posible antes de comenzar un proyecto

Como hemos comentado anteriormente, este punto suele ser una piedra con la que tropezar varias veces por lo que para evitarlo debemos identificar los objetivos del cliente y tener claro los nuestros, definir una estrategia a seguir factible, crear un cronograma de acciones en base a la estrategia y tener siempre muy en cuenta los imprevistos para prevenir riesgos.
Los elementos clave previos a empezar a trabajar pueden ser:

• Modelo de negocio de la empresa
• Competidores
• Histórico de acciones SEO anteriores
• Objetivos de negocio
• Accesos a herramientas de medición
• Inventario de activos digitales

 

#3- Controlar ejecución y estrategia

Para ello debemos seleccionar y administrar el equipo, que todos tengan claro cuál es la estrategia, definir las responsabilidades, fijar las prioridades, entender las necesidades del equipo para desarrollar correctamente su trabajo, controlar los tiempos de ejecución y sobre todo debemos tener una excelente comunicación tanto entre el equipo como con el cliente.
Algunos puntos clave:

• Asignación de tareas y deadlines: los integrantes del equipo conocen a la perfección su rol
• Realizar un status periódico: semanal o mensual, no tiene por qué ser presencial
• Dashboard de seguimiento: tanto las implementaciones como las KPIs SEO de valor
• Comunicación fluida con el cliente: feedback bidireccional respecto a las acciones e implementaciones
• Documentos colaborativos y concurrentes que puedan agilizar los procesos

 

#4- Control y seguimiento

Ya nos acercamos al final del proyecto SEO pero no podemos relajarnos. En este punto nos toca validar cada acción que nuestro equipo haya llevado a cabo, controlar que todas las patas de nuestro proyecto tengan el mismo nivel de calidad, y, por último, comprobar que hemos realizado las acciones en el tiempo y coste estimado.
Consideraciones importantes:

• Que el responsable del proyecto SEO revise todos los análisis
• Que el cliente reciba los documentos o recomendaciones del modo más ágil y eficiente
• Que haya una tarea recurrente para validar las implementaciones y poder analizar su impacto

 

#5- Entrega

Finalmente, la entrega del proyecto SEO ha de ser impecable y a tiempo. La mejor comprobación de que hemos gestionado correctamente un proyecto SEO, es la entrega a tiempo y de calidad a nuestro cliente.
Poner énfasis en:

• Entregar en la fecha planificada
• El documento ha de ser autoexplicativo
• Debe quedar fielmente reflejado qué está mal, qué impacto tiene y cómo se debe cambiar
• También es sumamente importante priorizar las implementaciones por sencillez, por bajo coste y por alto impacto en resultados

Si te has encontrado con otras casuísticas, compártenos tu experiencia en los comentarios.
Con todos estos consejos, ¡no habrá ningún proyecto SEO cuya gestión se nos resista!
¡Y que el Scrum os acompañe!